Normand Petitclerc, secrétaire général

Normand Petitclerc assume la responsabilité de secrétaire général depuis juin 2008. Cette fonction est sans doute la moins bien connue de celles des membres de la Direction. Il se défend toutefois de ne «servir» que l'administration ou la gouvernance de l'Université. «Autant ma fonction que les services relevant du Secrétariat général sont au service de la communauté universitaire dans son ensemble, académique et administrative.»

Ce juriste d'expérience qui a occupé les fonctions de directeur adjoint du Service des affaires juridiques dès son entrée à l'UQAM (1988-2001), puis de directeur du Service des affaires juridiques (2001-2008), est heureux aujourd'hui d'œuvrer à titre de secrétaire général. Le secrétaire général est le seul membre de la direction dont la fonction relève du Conseil d'administration et du recteur.

Politiques et règlements

Le secrétaire général est l'un des conseillers du chef d'établissement et doit assurer que les politiques et règlements ainsi que les fonctions des instances satisfont aux exigences les plus récentes en matière de gouvernance. Il doit voir à ce que les comités soient formés correctement, dans le respect des processus de désignation au service de l'ensemble de la communauté; que les personnes aient la liberté d'agir sans conflit d'intérêts ni parti pris; que l'information pertinente arrive au bon moment, dans les délais, pour la prise de décision; que les décisions soient conformes aux politiques et aux règlements et que leur diffusion se fasse dans des délais raisonnables; bref, que la gouvernance s'exerce dans les formes et favorise la participation démocratique.

Il est également responsable de la Politique linguistique et, à ce titre, il est le secrétaire du Comité consultatif qui achemine à ce sujet ses recommandations à la Commission des études. Par délégation du recteur, il est le responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. De plus, le Bureau de la vérification interne est rattaché administrativement au Secrétariat général.

Trois services essentiels

Les trois services relevant du Secrétariat général travaillent tous dans l'ombre, mais n'en sont pas moins essentiels au bon fonctionnement de toute organisation de grande taille : ce sont le Secrétariat des instances, le Service des archives et de gestion des documents et le Service des affaires juridiques.

Les «Instances», comme on les désigne familièrement, sont responsables de l'application des processus électifs de dizaines de personnes autant dans les décanats, directions de départements et de programmes que dans les instances de l'Université (Conseil d'administration, Comité exécutif, Commission des études, Sous-commission des ressources, Comité des services aux collectivités, Comité de la vie étudiante et Comité de vérification), en plus de valider la reconnaissance institutionnelle des associations étudiantes, qui se font et se défont au gré des cohortes étudiantes. Le Secrétariat des instances s'occupe également de toute la gestion des calendriers des réunions des différentes instances, de la rédaction des procès-verbaux, etc.

Des archives de grande valeur

Les «Archives» sont la mémoire institutionnelle de l'Université. En plus de classifier et de conserver les documents administratifs de toutes les unités de l'UQAM, le Service des archives et de gestion des documents a pour mandat de rendre accessibles aux chercheurs les documents historiques de l'Université et des fonds d'archives privées de très grande valeur dont elle est dépositaire. Qui sait par exemple que l'UQAM est gardienne des archives du cinéaste Claude Jutra, de Georges-Émile Lapalme, premier titulaire du ministère des Affaires culturelles, de l'ACFAS, créée dans les années 1920, et de la FTQ?

Le Service des affaires juridiques intervient dans toutes les questions juridiques impliquant l'Université, concernant notamment les baux, les fournisseurs, les partenariats et les contrats divers. Le Service fournit également des conseils aux unités tant administratives qu'académiques concernant tous les aspects de la mission de l'Université, à l'exception des matières relevant du droit du travail. En voyant la diversité des champs d'intervention des Services qui relèvent de lui, on comprend mieux le rôle du secrétaire général. Normand Petitclerc conseille l'Université en tenant compte des impératifs que comporte toute gouvernance collégiale institutionnelle.

Source : Journal L'UQAM, vol. XXXVII, no 13 (21 mars 2011)

Catégorie : Employés

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UQAM - Université du Québec à Montréal › Mise à jour : 21 mars 2011