Soutenir la vie académique

Par Marie-Claude Bourdon

Arrivée au Vice-rectorat au soutien académique et à la vie étudiante au printemps dernier, en plein transfert de responsabilités et de personnels vers les facultés, la nouvelle vice-rectrice, Diane L. Demers, n'a pas chômé depuis un an. «On essaie de mieux articuler l'ensemble des services avec les facultés et toutes les unités académiques qu'elles regroupent et d'éliminer les irritants, là où il y en a, en créant des lieux d'échange pour discuter des problèmes et de leurs solutions», dit calmement la vice-rectrice.

Délocalisation difficile

Parmi les grands dossiers qu'elle a eu à traiter, celui du recrutement a été l'un des plus importants. En effet, la reconfiguration du Bureau du recrutement, entreprise l'année dernière dans le but de rapprocher les agents de recrutement des facultés, n'a pas donné les résultats espérés. «La délocalisation des employés du recrutement les amène à se sentir isolés dans les facultés, explique Diane L. Demers. Sans rapports quotidiens entre eux, ils perdent des possibilités de partage d'expertise. Par ailleurs, on avait mal mesuré l'importance des activités institutionnelles, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'université, qui exigent une participation et une collaboration de tous les agents de recrutement.»

Il ne s'agit pas de revenir en arrière, souligne la vice-rectrice, mais de réussir à alléger les tensions engendrées par la facultarisation. «Se rapprocher des facultés a permis à nos agents de mieux connaître et comprendre les préoccupations facultaires. C'est un acquis à conserver. Nous sommes donc en train de préparer une politique de recrutement qui redéfinira les rôles et les responsabilités de chacun, de même que l'organisation du travail, afin d'en arriver à une configuration qui tienne la route.»

Un nouveau service de soutien académique

Pour assumer les nouvelles responsabilités qui leur sont dévolues, les facultés ont aussi été dotées de personnels en provenance de l'ancien Bureau de l'enseignement et des programmes (BEP) et de l'ancien Bureau des ressources académiques (BRA), aujourd'hui regroupés dans un nouveau Service de soutien académique. «Encore une fois, il s'agit d'un processus à compléter, dit la vice-rectrice. On ne peut pas seulement transférer le travail et les responsabilités sans former les gens. Au fil de l'année, nous nous sommes aperçus que le Service de soutien académique doit développer une fonction de conseil au service des facultés.»

D'autres services, comme le SITEL, sont mis à contribution. «Il faut que les plateformes et logiciels utilisés pour la gestion des opérations soient accessibles non seulement du central, mais également des facultés. Ainsi, on doit permettre au personnel des facultés de faire des entrées dans le cadre de la gestion des mémoires et des thèses, tout en nous assurant que l'information qui est entrée réponde toujours aux standards de l'Université.»

Parallèlement à son travail de formation, de soutien et d'accompagnement au profit des facultés, le Service de soutien académique se charge de préparer les avis pour la direction, ainsi que la documentation servant à établir, par exemple, les prévisions d'effectifs. «Notre but, au cours de la dernière année, était de parvenir à organiser le Service de soutien académique pour qu'il puisse remplir ses missions dans le cadre de la facultarisation et du transfert des responsabilités et des connaissances, mais aussi dans un esprit de respect des règlements et des standards universitaires, résume la vice-rectrice. C'est un important travail qui va se poursuivre.»

Évaluation des enseignements

À côté de ces gros dossiers, Diane L. Demers doit aussi s'occuper de plusieurs plus petits dossiers, dont celui de l'évaluation des enseignements n'est pas le moindre. Depuis trois ans que l'Université est passée de l'évaluation sur papier, en classe, avec des étudiants «captifs», à l'évaluation en ligne, la participation à l'évaluation des enseignements a chuté de façon dramatique, passant de 60 % à moins de 25 %. «Nous avons créé un comité chargé de revoir le processus d'évaluation en ligne, dit la vice-rectrice. On veut entre autres alléger le questionnaire de façon à ce qu'il puisse être rempli en 5 minutes, plutôt que 20 comme c'est le cas actuellement.»

Le nouveau questionnaire, plus souple, permettrait également d'ajouter des questions spécifiques à certains cours ou programmes, lorsque nécessaire. «On devrait être en mesure de faire une proposition à la Commission des études de manière à pouvoir rendre le nouveau questionnaire disponible très bientôt», précise Diane L. Demers. Une campagne d'information se poursuivra pour sensibiliser les étudiants à l'importance de l'évaluation des enseignements.

Source : Journal L'UQAM, vol. XXXVII, no 17 (16 mai 2011)

Catégorie : Employés

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UQAM - Université du Québec à Montréal › Mise à jour : 16 mai 2011